A execução é a fase em que o plano deixa de ser um documento e passa a ser trabalho feito por pessoas. É aqui que se gasta a maior parte do tempo e do orçamento, e é aqui que os desvios aparecem pela primeira vez.
O que a execução tem de garantir
Entregar o que foi planeado, com a qualidade acordada, e manter a informação suficientemente atualizada para que o controlo consiga agir a tempo. Execução e controlo acontecem em paralelo: sem registo do que se faz e do que se gasta, não há nada para controlar.
Atividades da execução
- Execução do plano
- Realizar as tarefas segundo o cronograma e a baseline aprovada, registando progresso e custos reais.
- Garantir a qualidade
- Verificar os entregáveis contra os critérios de aceitação definidos no planeamento, e não apenas no fim.
- Desenvolvimento da equipa
- Dar à equipa as competências, a clareza de papéis e o ambiente para trabalhar bem. Ver Gestão das Pessoas.
- Distribuição da informação
- Comunicar estado, riscos e decisões à cadência e aos públicos definidos no plano de comunicação.
- Fornecedores e contratos
- Solicitar, selecionar e gerir fornecedores, incluindo prazos de entrega e os compromissos financeiros que assumem.
- Gestão e resolução de questões
- Registar cada problema com responsável e data limite, e escalar o que ultrapassa a autoridade da equipa.
- Manutenção de requisitos, custos e esforço
- Atualizar requisitos, custos e esforço à medida que mudam, através de controlo formal de alterações.
Reduzir o tempo do projeto
Quando o prazo está em risco, há quatro alavancas, cada uma com um custo associado. Nenhuma é gratuita:
- Usar mais recursos (horas extra ou mais pessoas): reduz a duração, mas aumenta o custo e, a partir de certo ponto, a coordenação.
- Usar recursos mais eficientes: pessoas ou meios com maior produtividade para as tarefas críticas.
- Sobrepor tarefas que estavam em sequência: ganha tempo, mas aumenta o risco de retrabalho.
- Remover tarefas: só é aceitável se não comprometer o âmbito ou a qualidade acordados.
Estas alavancas devem ser aplicadas às tarefas do caminho crítico: encurtar tarefas com folga não reduz a duração do projeto. Ver também gestão de folgas e o triângulo do projeto.
Cumprir o orçamento do projeto
Se o forecast indica que o custo final vai ultrapassar o orçamento, as opções são limitadas e devem ser decididas com o sponsor:
- Reduzir o âmbito do projeto.
- Usar recursos mais eficientes ou mais baratos.
- Alargar o prazo de tarefas que ficam mais baratas se feitas com mais tempo.
- Rever requisitos ou níveis de serviço, desde que formalmente acordado com os stakeholders. Baixar a qualidade sem acordo não é uma opção de gestão.
Para decidir com informação, é preciso conhecer o realizado e o forecast. Ver Controlo de Custos de Projetos, Orçamento vs Realizado e Forecast e Estimate at Completion.
Checklist de Execução
- Cada tarefa tem responsável, data e critério de conclusão
- O progresso e os custos reais são registados com periodicidade fixa
- Os compromissos com fornecedores estão registados, não apenas as despesas pagas
- Os problemas têm dono e prazo, e os riscos materializados são escalados
- Qualquer alteração de âmbito, prazo ou custo passa por controlo formal de alterações
- A equipa recebe informação de estado com a cadência acordada
Erros Frequentes na Execução
- Começar a executar sem baseline aprovada, o que impede medir desvios.
- Aceitar pequenas alterações de âmbito sem registo, que acumuladas desfazem o plano.
- Recorrer a horas extra como solução permanente, em vez de rever o plano.
- Registar custos e progresso apenas no fim do mês, quando já é tarde para agir.
- Adiar a qualidade para o fim, onde corrigir custa mais.
Como Aplicar em 30 Dias
- Semana 1: confirmar baseline, responsáveis e critérios de conclusão das tarefas em curso.
- Semana 2: definir a rotina de registo de progresso e de custos reais.
- Semana 3: abrir o registo de questões e o controlo de alterações.
- Semana 4: primeira revisão de desvios e forecast com o sponsor.
Referências
A compressão do prazo (mais recursos, sobreposição de tarefas) corresponde às técnicas conhecidas como crashing e fast tracking. As listas de verificação e os planos de 30 dias são prática e interpretação do autor.
- PMI, PMBOK Guide: grupo de processos de execução e compressão do cronograma.
- APM, APM Body of Knowledge: execução e entrega.
- Brooks, F. P., The Mythical Man-Month (1975): o efeito de acrescentar pessoas a um projeto atrasado.
Para continuar
A execução alimenta o controlo: a página seguinte mostra como medir o progresso, detetar desvios e agir. Para a vertente financeira, ver Controlo de Custos de Projetos.