Exemplo desta série: um evento de 12 semanas com orçamento de 30 000 €, analisado no fim da semana 6. Ver a visão geral.
Porque cedo?
O custo de corrigir um desvio cresce com o tempo que ele passa por detetar. Há mais opções (e mais baratas) quando falta 70% do projeto do que quando falta 10%.
O que é um desvio
Desvio é a diferença entre o que a baseline previa e o que se verifica. Pode ser de custo, de prazo ou de ambos, e deve ser medido por categoria e não apenas no total.
Três sinais a acompanhar
- Taxa de consumo por categoria. Realizado dividido pelo orçamento da categoria. Uma categoria a 85–90% com trabalho ainda por fazer é sinal de alerta.
- Consumo vs progresso. Se 60% do orçamento foi gasto e o progresso real é muito inferior, o custo final será superior ao orçamento.
- Tendência. Um desvio pequeno mas crescente a cada período é mais perigoso do que um desvio constante.
Limiares de alerta
Defina limiares antes de começar, para que a decisão não dependa de quem olha para o número. Um exemplo usual:
| Desvio face ao planeado | Estado | Ação |
|---|---|---|
| até ±5% | Verde | Acompanhar |
| entre ±5% e ±10% | Amarelo | Investigar causa e informar o sponsor |
| acima de ±10% | Vermelho | Plano de ação e decisão formal |
Os valores são ilustrativos: devem refletir o risco e a dimensão do projeto, e ser acordados com o sponsor.
Exemplo: o evento no fim da semana 6
Admita-se, por simplificação, que cada categoria devia estar a 50% do orçamento a meio do calendário. Comparando com o realizado da página Orçamento vs Realizado:
| Categoria | Previsto até agora | Realizado | Desvio |
|---|---|---|---|
| Pessoal | 3 750 € | 6 400 € | +71% |
| Equipamento | 4 500 € | 1 800 € | −60% |
| Alimentação | 3 000 € | 2 200 € | −27% |
| Transportes | 1 500 € | 2 650 € | +77% |
| Outros | 2 250 € | 950 € | −58% |
| Total | 15 000 € | 14 000 € | −7% |
O total (−7%) está no limiar amarelo e esconde o problema: Pessoal e Transportes estão muito acima do previsto (vermelho), e os desvios negativos das outras categorias compensam-nos. Um desvio negativo também merece atenção: ou o trabalho está atrasado, ou há compromissos por registar (por exemplo, equipamento encomendado e ainda não faturado).
Rotina de decisão em cinco passos
- Registar e classificar as despesas e compromissos do período.
- Confirmar datas e categorias (erros de classificação geram falsos desvios).
- Comparar com a baseline, por categoria.
- Investigar as categorias que ultrapassam o limiar: é erro, é atraso de registo ou é desvio real?
- Decidir e registar: corrigir, absorver, pedir reforço, ou alterar âmbito.
A velocidade do dado condiciona a deteção
Nenhum limiar ajuda se o dado chega tarde. O intervalo entre a despesa e o seu registo define a idade mínima de qualquer desvio detetado. Reduzir esse intervalo, idealmente para dias, é a alavanca mais barata de melhorar o controlo.
Aplicação prática: custos reais sem digitação manual
A deteção precoce depende de o realizado estar atualizado: quanto menor o atraso de registo, mais cedo se vê o desvio. O 1000faturas automatiza a captura e a classificação das faturas por projeto e por categoria, para que o realizado chegue ao controlo sem ser digitado à mão.
Para continuar
Detetado o desvio, é preciso estimar onde o projeto vai acabar: Forecast e Estimate at Completion.