Exemplo desta série: um evento de 12 semanas com orçamento de 30 000 €, analisado no fim da semana 6. Ver a visão geral.
Definição
A baseline de custos é o orçamento aprovado, distribuído no tempo e por categoria, usado como referência para medir o desempenho. Sem baseline não há desvio: há apenas gastos.
Orçamento não é baseline
Um orçamento pode ser uma estimativa inicial, ainda em discussão. A baseline é esse orçamento depois de aprovado, congelado e distribuído pelo calendário do projeto. A partir daí só muda através de controlo formal de alterações.
Como se constrói
- Estimar por pacote de trabalho. Partir da EDT/WBS e estimar o custo de cada pacote (recursos, materiais, serviços).
- Agregar por categoria. Pessoal, equipamento, deslocações, subcontratos, etc., coerentes com a contabilidade.
- Distribuir no tempo. Alinhar o custo de cada pacote com o cronograma, obtendo o gasto planeado por período (a chamada curva S).
- Separar a contingência. A reserva para riscos identificados fica identificada; a reserva de gestão, para riscos desconhecidos, fica fora da baseline e é controlada pelo sponsor.
- Aprovar. A baseline só existe quando o sponsor a aprova formalmente.
Exemplo: o evento de 30 000 € por categoria
| Categoria | Baseline | % do total |
|---|---|---|
| Pessoal | 7 500 € | 25% |
| Equipamento | 9 000 € | 30% |
| Alimentação | 6 000 € | 20% |
| Transportes | 3 000 € | 10% |
| Outros | 4 500 € | 15% |
| Total | 30 000 € | 100% |
Distribuída no tempo (curva S)
O mesmo orçamento, distribuído pelas 12 semanas do evento, dá o gasto planeado acumulado:
| Semana | Gasto planeado acumulado | % do orçamento |
|---|---|---|
| 3 | 4 500 € | 15% |
| 6 | 15 000 € | 50% |
| 9 | 25 500 € | 85% |
| 12 | 30 000 € | 100% |
Os 15 000 € planeados até ao fim da semana 6 são o valor planeado (PV) que se usa nas páginas seguintes da série, incluindo em Earned Value Management.
Quando se revê
A baseline não se altera por haver desvios; altera-se quando o objetivo do projeto muda. Motivos legítimos:
- Alteração aprovada de âmbito.
- Alteração de condições contratuais ou de preços de forma estrutural.
- Utilização aprovada da contingência.
Reescrever a baseline para "limpar" um desvio destrói a informação que o controlo precisa. Cada revisão deve ficar registada, com data, motivo e aprovador.
Erros frequentes
- Baseline sem distribuição no tempo: só permite comparar no fim.
- Categorias diferentes das da contabilidade, o que obriga a reclassificar tudo manualmente.
- Contingência misturada nos pacotes de trabalho, tornando-a invisível.
- Ignorar compromissos: o custo existe quando é assumido, não quando é pago.
Para continuar
Com a baseline definida, o passo seguinte é comparar o realizado com ela: Orçamento vs Realizado.