O objetivo
Gerir um projeto é conseguir realizar o trabalho dentro do tempo e dos custos previstos. Controlar custos é saber, durante a execução e não no fim, se esse objetivo está a ser cumprido.
O ciclo do controlo de custos
O controlo de custos é um ciclo com oito etapas. Cada uma alimenta a seguinte, e uma falha numa delas compromete as restantes.
- Planeamento do custo. Definir como os custos serão estimados, registados e reportados: categorias, responsáveis, periodicidade e limiares de alerta.
- Orçamento. Estimar o custo de cada pacote de trabalho e agregá-lo por categoria, antes de o fixar como baseline.
- Baseline. Aprovar e distribuir o orçamento no tempo, criando a referência de medida. Ver Baseline de Custos.
- Custos reais. Registar despesas e compromissos, por projeto e categoria, com a menor demora possível. Ver Orçamento vs Realizado.
- Desvios. Comparar o realizado com a baseline e sinalizar o que ultrapassa os limiares. Ver Deteção Precoce de Desvios.
- Forecast. Estimar o custo final com base no realizado, nos compromissos e no trabalho em falta. Ver Forecast e Estimate at Completion.
- Ações corretivas. Decidir e registar: corrigir, absorver, reforçar a verba ou reduzir o âmbito.
- Análise final. No fecho, comparar o planeado com o realizado e registar as lições para estimar melhor os projetos seguintes.
Método integrado: Earned Value Management
Quando a baseline é sólida e o progresso é mensurável, o Earned Value Management junta custo, prazo e progresso numa só leitura (CPI, SPI, EAC), cobrindo as etapas de desvios e forecast.
O exemplo desta série
Todos os artigos usam o mesmo caso: um evento de 12 semanas com orçamento (BAC) de 30 000 €, analisado no fim da semana 6.
| Etapa | Número-chave | Onde |
|---|---|---|
| Baseline | 30 000 € por 5 categorias; 15 000 € planeados até à semana 6 (PV) | Baseline de Custos |
| Realizado | 14 000 € gastos (47%); Pessoal a 85% e Transportes a 88% | Orçamento vs Realizado |
| Desvios | Total −7%, mas Pessoal +71% e Transportes +77% | Deteção Precoce de Desvios |
| Forecast | EAC de cerca de 35 000 € (derrapagem de 5 000 €) | Forecast e EAC |
| Earned Value | EV 12 000 €, CPI 0,86, SPI 0,80 | Earned Value Management |
Onde o ciclo costuma falhar
- Sem baseline: há gastos, mas não há desvios.
- Custos reais tardios: o desvio só é visível quando já é tarde para agir.
- Compromissos ignorados: o realizado parece baixo, mas o dinheiro já está assumido.
- Forecast inexistente: sabe-se quanto se gastou, mas não onde o projeto vai acabar.
- Decisões não registadas: a mesma derrapagem repete-se no projeto seguinte.
Obter os custos reais a tempo
A etapa 4 é a que mais condiciona as seguintes. Todas as etapas posteriores dependem de o realizado estar atualizado, e em muitos projetos o atraso está na recolha e classificação dos documentos, não na análise.
Aplicação prática: custos reais sem digitação manual
Reduzir o atraso entre a despesa e o seu registo é a forma mais direta de melhorar todo o ciclo. O 1000faturas automatiza a captura e a classificação das faturas por projeto e por categoria, para que o realizado chegue ao controlo sem ser digitado à mão.
Páginas relacionadas
- Custos: princípios contabilísticos e checklist de 30 dias.
- Controlo: o controlo no conjunto do projeto.
- Planeamento: linha de base de prazo e custo.
- Riscos: contingência e reservas.